Planejamento de Eventos

CONCEITOS

Planejamento de eventos é uma prática que serve pra apoiar a organização, liderança e acompanhamento de todos os elementos que compõem um evento, seja ele da natureza que for. Por evento, se entende que é todo e qualquer acontecimento que não faça parte da rotina institucional e que envolva pessoas com o fim de comunicar algo.

PLANEJAMENTO DE EVENTOS

Um evento é geralmente um stress, trabalho extra, incomodação pra instituição que quer promovê-lo. Não raramente, pessoas envolvidas com a execução de um evento pedem férias após sua realização. E não é pra menos: orçamento, cronograma, fornecedores, decoração e um sem fim de outras coisas tomam todo tempo dos colaboradoes, não permitindo uma condução organizada de toda a função e causando milhares de incêndios que precisam ser apagados.

Pra que isso não aconteça (e pode não acontecer), é necessário cuidar dois pontos base: planejamento e prazo. Prazos merece um post próprio, aqui falamos de planejamento que deve ser feito definindo três níveis:

1. Estratégico – público de interesse, mote, justificativa e objetivos.
2. Tático – duração do evento, formas de divulgação, relatorização e orçamento.
3. Operacional – lugar, tipo de decoração, alimentação, segurança, entretenimento, conforto ambiental, registros, mailing, divulgação, agradecimentos e coisas que exigem minúcias em geral.

Após estes ítens serem definidos, começa a mão na massa. Não antes, não durante: após. É legal que tudo seja planilhado e que todas as mudanças propostas entre o planejamento e a execução sejam anotadas pra futuramente se planejar com maior certeza de sucesso. Os cronogramas da parte operacional devem ser sempre concebidos com a certeza de que eles irão estourar, já que somos brasileiros e deixamos absolutamente tudo pra última hora.

A definição da parte estratégica deve ser feita pela liderança da instituição, com participação constante e assessoramento do gestor do evento, que geralmente é o responsável pela comunicação ou marketing. As definições táticas são feitas pelo gestor do evento e passadas à liderança para aprovação. Já a parte operacional é, em boa parte, executada por terceiros, fornecedores e não deve chegar a liderança. A contratação dos mesmos deve ser feita através dos contatos que a instituição já tenha ou a partir de indicações de pessoas que costumam fazer eventos de sucesso. Não convém abrir a lista e ahm… vejamos… vou chamar esta agência de segurança chamada “nois roba mais faz”.

APLICAÇÃO

Uma vez acompanhei uma apresentação de relatório de uma empresa de telefonia. Os gestores do evento pensaram em um show de dança flamenca antes da apresentação, com o fim de descontrair o ambiente e proporcionar um momento de lazer aos acionistas da companhia. Porém, os gestores esqueceram que esta empresa tinha como principal concorrente uma empresa de telefonia espanhola.

O show começou, a galera se olhou meio braba e o cara responsável pelo evento se deu conta do que fez. Correu pra coreógrafa e perguntou: “vem cá, essas minas sabem sambar?” Quando a coreógrafa disse um sim meio preocupada, o cara mandou as gurias sairem do palco, pegou o microfone e falou: “esse é o jeito que nossa concorrência faz! mas a gente vai fazer eles dançarem conforme a nossa música.” E começa a tocar um sambão, as gurias vestida de flamencas entram no palco e fizeram seu show. Ele quase foi demitido e quase ganhou uma promoção em 10 minutos.

As vezes, planejar não significar ACERTAR no evento. Improviso é fundamental e inteligência sempre cai bem. Organizar eventos não é coisa pra gente sem experiência ou que não consiga lidar com pressão. Mesmo fazer o café com leite de um evento é extremamente difícil.