Procedimento para Planejamento

Definição

Aqui.

Procedimento para Planejamento

O procedimento para planejamento é extremamente simples, uma vez que os conceitos estejam bem dominados. Kotler descreve o procedimento para planejamento de acordo com a seguinte figura:

processo-planejamento.JPG

Do proposto, a parte mais delicada está na definição do cenário, que deve ser embasado em dados concretos, e não observações empíricas. Por exemplo, conheci um chileno há uns dois anos que faz estudos de perfil dos entes que legislam em um país, e com esta informação ele é capaz de dizer com certa precisão que tipos de projetos de lei são mais provaveis de ser aprovados. Dados como este, que são adquiridos de acordo com pesquisas sérias e comprometidas com métodos, é que devem integrar a descrição de cenário, seja ele interno ou externo.

A criatividade do planejador deve se expressar na hora de formular as metas e objetivos da instituição, através do cruzamento da matriz FOFA. É a hora do brainstorming. Feedback e controles devem sempre realimentar a constante análise do processo, para certificar se os modelos que a instituição utiliza são os mais adequados para a solução dos problemas.

Aplicação

O procedimento de planejamento deve ser executado pela alta gestão da instituição, em conjunto com colaboradores dedicados. Este comitê deve ser transparente e amplamente discutido antes de fechado, para que não haja nenhum tipo de constrangimento de relacionamento entre os colaboradores.

Toda documentação que o procedimento de planejamento gerar deverá ser amplamente divulgada para toda a empresa, evitando assim qualquer tipo de falha de comunicação, salvo quando o material tiver necessidade de ser secreto. Geralmente as fraquezas das instituições são guardadas a sete chaves. Cada uma das etapas têm um método próprio de trabalho, necessitando de um grupo diferente de profissionais, ou seja, o comitê de planejamento terá que ser refeito a cada etapa. A alta gestão da instituição deverá acompanhar todo o processo de planejamento.

Anúncios

PDCA

Definição

Quando a moda da qualidade começou a ser útil no Japão, para o realinhamento de seus produtos no mundo pós-guerra, a método de Shewhart se popularizou, impulsionado pelo consultor Deming, americano que responde pela implantação de inúmeras melhorias nas práticas industriais japonesas.

O método de Shewhart se baseia na constante melhoria para a solução de problemas. A solução, portanto, deveria obedecer uma espiral padrão de funcionamento, cujo resultado seria a excelência. O padrão de funcionamento foi chamado de Ciclo PDCA, que consiste em planejar, executar, avaliar e ajustar qualquer atividade da organização.

A forma de se dividir o qualquer é pela meta que se deve atingir através da ação. Há dois tipos de metas, de acordo com a estratégia de Shewhart: metas para manter e metas para melhorar.

Metas para manter estipulam uma condição mínima para a excelência, como postar no blog uma vez por semana (shame on me) ou dormir oito horas por noite. Metas para melhorar sao aquelas que a excelência NUNCA é alcançada, uma vez que o ponto ótimo é sempre acima do que estamos. É a busca, como diminuir o consumo de material de expediente ou aumentar o faturamento.

PDCA

Os módulos do PDCA são:

Plan – é planejar uma ação antes de executa-la. O processo de planejamento é altamente dependente do que iremos planejar, mas a grosso modo pode ser definido como o ato de se estabelecer objetivos e metas, diretrizes e procedimentos para uma ação.

Do – é a mão na massa. Geralmente se divide em expôr o plano de ação (Plan), treinar as pessoas para executá-lo e executar o que foi planejado. A execução deve ser gerenciada por ítens de Verificação e Controle, como qualidade, custo, segurança e moral. É nesta fase que os recursos previstos no Plan serão consumidos.

Check – é o estudo baseado nos controles extraídos da fase Do, somado aos relatórios de impacto da ação executada. Nesta fase se compara os resultados da ação com resultados passados da instituição, se estuda os impactos que os efeitos secundários da ação podem causar a instituição e se verifica se a ação pode vir a se tornar um padrão ou se algum problema segue existindo.

Act – neste módulo é que se altera o padrão existente ou se elabora um novo padrão a ser seguido pela instituição. Baseia-se em todas as informações advindas do check para se estabelecer este novo padrão.

Há bem demarcada a noção de CICLO, sendo impossível começar um módulo sem se concluir o antecedente.

Aplicação

O ciclo PDCA deve estar inserido na normatização dos procedimentos e instruções normativas constantes no Manual da Qualidade. Quando a instituição começa a se organizar por processos, estes devem estar fundamentados no ciclo PDCA para se garantir a constante melhoria.

O ciclo PDCA garante que a instituição não se engesse e delegá-lo ao corpo executivo da instituição dá autonomia e estimula o empreendedorismo. É recomendável que aqueles que executam a ação, ou um comitê deles, faça parte de todos os módulos do ciclo.