Planejamento de Eventos

CONCEITOS

Planejamento de eventos é uma prática que serve pra apoiar a organização, liderança e acompanhamento de todos os elementos que compõem um evento, seja ele da natureza que for. Por evento, se entende que é todo e qualquer acontecimento que não faça parte da rotina institucional e que envolva pessoas com o fim de comunicar algo.

PLANEJAMENTO DE EVENTOS

Um evento é geralmente um stress, trabalho extra, incomodação pra instituição que quer promovê-lo. Não raramente, pessoas envolvidas com a execução de um evento pedem férias após sua realização. E não é pra menos: orçamento, cronograma, fornecedores, decoração e um sem fim de outras coisas tomam todo tempo dos colaboradoes, não permitindo uma condução organizada de toda a função e causando milhares de incêndios que precisam ser apagados.

Pra que isso não aconteça (e pode não acontecer), é necessário cuidar dois pontos base: planejamento e prazo. Prazos merece um post próprio, aqui falamos de planejamento que deve ser feito definindo três níveis:

1. Estratégico - público de interesse, mote, justificativa e objetivos.
2. Tático – duração do evento, formas de divulgação, relatorização e orçamento.
3. Operacional – lugar, tipo de decoração, alimentação, segurança, entretenimento, conforto ambiental, registros, mailing, divulgação, agradecimentos e coisas que exigem minúcias em geral.

Após estes ítens serem definidos, começa a mão na massa. Não antes, não durante: após. É legal que tudo seja planilhado e que todas as mudanças propostas entre o planejamento e a execução sejam anotadas pra futuramente se planejar com maior certeza de sucesso. Os cronogramas da parte operacional devem ser sempre concebidos com a certeza de que eles irão estourar, já que somos brasileiros e deixamos absolutamente tudo pra última hora.

A definição da parte estratégica deve ser feita pela liderança da instituição, com participação constante e assessoramento do gestor do evento, que geralmente é o responsável pela comunicação ou marketing. As definições táticas são feitas pelo gestor do evento e passadas à liderança para aprovação. Já a parte operacional é, em boa parte, executada por terceiros, fornecedores e não deve chegar a liderança. A contratação dos mesmos deve ser feita através dos contatos que a instituição já tenha ou a partir de indicações de pessoas que costumam fazer eventos de sucesso. Não convém abrir a lista e ahm… vejamos… vou chamar esta agência de segurança chamada “nois roba mais faz”.

APLICAÇÃO

Uma vez acompanhei uma apresentação de relatório de uma empresa de telefonia. Os gestores do evento pensaram em um show de dança flamenca antes da apresentação, com o fim de descontrair o ambiente e proporcionar um momento de lazer aos acionistas da companhia. Porém, os gestores esqueceram que esta empresa tinha como principal concorrente uma empresa de telefonia espanhola.

O show começou, a galera se olhou meio braba e o cara responsável pelo evento se deu conta do que fez. Correu pra coreógrafa e perguntou: “vem cá, essas minas sabem sambar?” Quando a coreógrafa disse um sim meio preocupada, o cara mandou as gurias sairem do palco, pegou o microfone e falou: “esse é o jeito que nossa concorrência faz! mas a gente vai fazer eles dançarem conforme a nossa música.” E começa a tocar um sambão, as gurias vestida de flamencas entram no palco e fizeram seu show. Ele quase foi demitido e quase ganhou uma promoção em 10 minutos.

As vezes, planejar não significar ACERTAR no evento. Improviso é fundamental e inteligência sempre cai bem. Organizar eventos não é coisa pra gente sem experiência ou que não consiga lidar com pressão. Mesmo fazer o café com leite de um evento é extremamente difícil.

About these ads

30 respostas em “Planejamento de Eventos

  1. Olá Daniel, tudo bem?

    Muito legal sua explicação. Sou produtora de eventos aqui em SP e gostaria de focar me trabalho, em Planejamento já que tenho muita identificação com o trabalho.Mas gostaria de uma formação melhor e por isso procuro um curso para aperfeiçoamento.
    Você teria algum curso para identificar aqui em SP-Capital?
    Fico no aguardo.

    Abraços

    Soraia Zilocchi

  2. Oi Daniel,estou cursando faculdade de PUBLICIDADE e estou fazendo TCC com o tema “PLANEJAMENTO DE EVENTOS”
    SE VOCÊ PUDER ME DAR UM AUXÍLIO,TE AGRADEÇO DE ANTE MÃO!
    OBRIGADA

  3. Olá Daniel,

    Estou me especializando em Planejamento e Organização de Eventos Empresariais e sinto falta de um treinamento para o meu aperfeiçoamento.
    Você tem algum treinamento para me indicar?
    Obrigada,

    Regina

    • Ola Daniel, estava procurando algumas opçoes sobre cursos que aprimorem organizaçao de eventos; Trabalho em hotelaria e hoje em dia qto mais especializaçao e atualizaçao,melhor. Vc pode me indicar os cursos que conhece? Desde ja , obrigada.Luciana

  4. OLA A DICA DE VCs E FANTASTICA TRABALHO COM BALADAS E DIVULGAÇAÕ DE NOVAS BANDAS E GOSTARIA DE SABER SE VCs TEM ALGUM CURSO DE APERFEISOAMENTO NA AREA OBRIGADO DE PLANEJAMENTO ANDERSON

  5. Oi Daniel tudo bem?
    Já tive um breve contato com vc sobre meu TCC de planejamnto de comunicação de evento,o tema central é PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO DE EVENTOS BENEFICENTE DA INSTITUIÇÃO APAE DE GUARATINGUETA-SP…
    o que mais estou com dificuldade é a parte de MACRO E MICRO AMBIENTE,não sei ao certo como detalhá-los.
    Se você puder me auxiliar em algo,já vão meus agradecimentos.

  6. Ótima matéria sobre Planejamento!

    Algumas pessoas acham que é fácil organizar e administrar um Evento, mas, só quem gerencia um Evento é quem sabe das dificuldades.

    Sou Analista de Marketing e trabalho com Eventos a mais de 5 anos.

    Abraços

  7. Ee faço curso profissinalizante gostaria de receber seis modelos de balanço patrimonial sendo que três de uma empresa ,
    para fazer o ARE Ccom a sequência de anos de 2005 2006 2007
    e mais três da mesma forma

  8. Ola.

    Fiz um curso de Organizacao de Eventos , mas gostaria de aprimorar meus conhecimentos .

    Cursos, livros, networking ………….. ser’ao bem vindos.

  9. Ola !
    RABALHO COM CERIMONIAL E ASSESSORIA EM EVENTOS SOCIAIS (CASAMENTOS) MAS GOSTARIA DE FAZER UM CURSO SOBRE PLANEJAMENTO DE EVENTOS QUE EMGLOBAM CORPORATIVOS TBEM. MORO EM FLORIANÓPOLIS, VC CONHECE ALGUM CURSO NA MINHA CIDADE??
    OBRIGADA!

  10. estou planejando um evento para casais e estou seguindo todos seus passos po enquanto tudo perfeto mas o frio na bariga e inevitavel…
    ainda mais sendo meu primeiro evnto obriga pela ajuda

  11. Gostaria de uma ajuda.
    PAra inaugurar e divulgar um campo de Paint Ball, vcs me aconselhariam seguir pra qual direção no quesito Eventos?

    • Tens que pensar Ana, se um evento é a melhor saída para divulgar. Talvez algumas horas cortesia para pessoas nas quais tu confia que vão contar pros amigos seja um tiro mais certo. Está dentro da tua experiência, não vai custar muito e a chance de retorno é alta.

      Se quiseres mesmo fazer um evento, acho que um coquetel e uma demonstraçãozinha deve cair bem e ser pouco complexo de organizar.

  12. Boa tarde Daniel.

    Gosto muito desta areá de Cerimonial e Eventos, e vou fazer meu TCC neste assunto, andei fazendo algumas pesquisas e minha duvida e qual o tema certo dentro desta areá.

  13. Bom dia!

    Daniel,

    Estou Fazendo o Curso de eventos no Senac, tive a oprtunidade de ser convidada para realizsar um evento junto com meu colega que já trabalha na area de cultura de São leopoldo.
    Ele ganhou umm espaço para realizar um eventos seria uma banda de samba conhecida da região,mas confesso que estou com frio enorme na barriga tenho bastante contato e ele principalmente pois ele e cuida da areoa canavalesca de São leopoldo. Então gostaria de dicas como forma de divulgação pois acho que tem que ser uns dos pontos fortes,vamos ganhar somente na entrada a bebeida é do estabelecimento.
    Estamos penado em um nome para o evento;valores entre 10,00,seguranças, e o som. Relização prevista para 13/11.
    Seria esse o caminho….fico no aguardo.
    Grata,

  14. Bom dia!

    Daniel,

    Estou Fazendo o Curso de eventos no Senac, tive a oportunidade de ser convidada para realizar um evento junto com meu colega que já trabalha na area de cultura de São leopoldo.
    Ele ganhou um espaço para realizar um eventos seria uma banda de samba conhecida da região,mas confesso que estou com frio enorme na barriga tenho bastante contato e ele principalmente pois ele e cuida da area carnavalesca de São leopoldo. Então gostaria de dicas como forma de divulgação pois acho que tem que ser uns dos pontos fortes,vamos ganhar somente na entrada a bebeida é do estabelecimento.
    Estamos pensado em um nome para o evento;valores entre 10,00,seguranças, e o som. Relização prevista para 13/11.
    Seria esse o caminho….fico no aguardo.
    Grata,

  15. Olá daniel, sou leiga no assunto, mas gostaria de fazer algum curso, pelo menos inciar com um, para consultoria ou acessoria de cerimonial e eventos. Poderia me informar de algum???
    moro em porto Alegre

  16. Pingback: Tudo Para Seu Evento

  17. Olá me chamo Andressa e estou fazendo meu TCC sobre eventos..gostaria se possível se pudesse me dar dicas.., ou me mandar um material…

    Att,
    Andressa Lima

  18. Olá Daniel,
    Estou terminando minha faculdade de Turismo e o meu tema do TCC é “A importância do setor de organização de eventos nas empresas privadas” (é um estudo de casos).
    Então, gostaria de algumas dicas, vc pode me passar?

    karollemes@yahoo.com.br

    Obrigada!!!!
    ;)

Deixe um comentário

Preencha os seus dados abaixo ou clique em um ícone para log in:

Logotipo do WordPress.com

Você está comentando utilizando sua conta WordPress.com. Sair / Alterar )

Imagem do Twitter

Você está comentando utilizando sua conta Twitter. Sair / Alterar )

Foto do Facebook

Você está comentando utilizando sua conta Facebook. Sair / Alterar )

Foto do Google+

Você está comentando utilizando sua conta Google+. Sair / Alterar )

Conectando a %s