Gerenciamento de Projetos

CONCEITOS

Pano rápido nos dois conceitos iniciais necessários pra se entender este post: Gerenciar e Projeto.

Gerenciar é resolver problemas. Por problema, dá pra se entender que é o intervalo existente entre o estado atual e a meta definida pela organização. Pra que isso aconteça, é necessário que se tenha conhecimento de métodos e ferramentas e conhecimento técnico do processo que está sendo trabalho. Pra esclarecer: gerenciar é diferente de liderar. No site do Falconi tem mais informações.

Projeto já complica mais, mas vamos lá: Paul Dinsmore e Adriane Cavalieri escreveram um livro bem bom em 2003 que diz: “um projeto é um empreendimento único, com início e fim determinados, que utiliza recursos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos predefinidos“. Podem se caracterizar por temporário, exclusivo ou progressivo, coisas que eu detalho mais pra frente, em outro post. Mas voltando, o projeto é um esforço feito pra se chegar LÁ, na meta, sendo que este lá tem que ser bem definido.

O Gerenciamento de Projetos é, portanto, o conjunto de práticas, métodos e ferramentas que viabilizam a correta destinação de recursos para se atingir uma determinada meta. Esta meta, via de regra, está ligada a entrega de produtos, serviços ou resultados exclusivos.

O instituto mais popular no Brasil e nos Estados Unidos que lida com a prática do Gerenciamento de Projetos é o Project Management Institute (PMI®). Este instituto também é responsável por organizar a certificação de profissionais que trabalham com isto. A certificação se dá em dois níveis: CAPM, que é Certified Associate in Project Management e se destina a quem é mais iniciante no assunto, e PMP, que é Project Management Professional, só para quem é mega turbo plus no assunto. A maioria dos livros e cursos sobre Gerenciamento de Projetos editados no Brasil seguem o PMBoK (Project Management Body of Knowledge), que é um guia montado pelo PMI de melhores práticas sobre o tema.

Há outras fontes de informação sobre gerenciamento de projetos. Uma das mais populares depois do PMBoK é a ISO 10006, que fala da qualidade em projetos. Na Europa, o modelo mais adotado é o PRINCE2. Para este post, vamos seguir os princípios do PMBoK.

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

Nas organizações, diferente do nosso dia-a-dia, o gerenciamento de projetos é uma atividade formal que tem alguns requisitos a cumprir. Geralmente, a prática é dividida em cinco processos específicos, que se interligam:

1. Processo de Iniciação – passo no qual as primeiras definições do projeto são tomadas, é feita o termo de abertura do projeto e se desenvolve um esboço do que se pretende fazer.

2. Processo de Planejamento – momento em que se avalia com precisão a viabilidade do projeto, se estima todos os detalhes da execução do projeto, se faz a análise de risco e conhecimentos necessários, se estima recursos e etc. Sem dúvida é onde mora o perigo. Um passo errado aqui e tudo pode ir por água a baixo.

3. Processo de execução – contratação ou mobilização das equipes do projeto, seleção de fornecedores, captação de recursos, distribuição de informações e apoio a execução do que foi descrito no ítem 3.

4. Processo de monitoramento e controle – é aqui que se verifica os níveis de qualidade exigidos pelo projeto, se controla os custos pra nada sair mais caro que o estimado, avalia cronograma e escopo. Nesta parte que se montam os relatórios pra determinar se o projeto vai bem ou não. Este processo ocorre em paralelo com o processo 3.

5. Processo de encerramento – tenha o projeto dado certo ou não, ele deve ser formalmente encerrado com o fim dos contratos e com um termo próprio de finalização do projeto.

E tudo isto serve pra mostrar que um projeto precisa de uma metodologia própria pra ser planejado, executado e avaliado quanto a seu sucesso. Com base em práticas definidas sobre cada um dos processos é que se dá o Gerenciamento de Projetos.

APLICAÇÃO

O Gerenciamento de Projetos dá uma segurança muito grande à gestão sobre a realização ou não de uma empreitada. Geralmente, empreender em um projeto está associado a correr riscos e nem sempre as organizações têm condições para isto. Enquanto profissional responsável pela aplicação de projetos, convém sempre atentar pra duas coisas:

1. Comunicação – é fundamental ter todos os públicos de interesse relacionados ao projeto constantemente informados sobre o que está sendo feito, como esta prática se dá e em que pontos será necessários envolvê-los. Crie um tipo de “newsletter” do projeto, um blog ou faça ligações periódicas para os membros da equipe com o objetivo de posicioná-los sobre o andamento das ações planejadas.

2. Formalize os passos – em um projeto, eventuais desvios da rota traçada podem levar a um produto final fora das especificações de qualidade. É necessário que tudo do projeto tenha uma documentação clara e detalhada para que se possa entender os motivos das decisões tomadas. Aja baseado em fatos, tenha o consenso dos superiores e demais colegas de projeto e documente todas as ações tomadas.

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