Conceitos para controle de documentos

DEFINIÇÃO

Controle de documentos consiste em estabelecer um padrão e verificar seu cumprimento, para a boa gestão da informação dentro das instituições. Estes padrões garantem que os documentos sejam analisados, emitidos, alterados, aprovados ou re(a)provados sob condições controladas, de forma a evitar o uso de documentos obsoletos ou não-válidos naquela reunião com os acionistas. Padrões, de acordo com a ISO, instituição padronizadora DO MUNDO, são “documento aprovado por um organismo reconhecido que provê, pelo uso comum e repetitivo, regras, diretrizes ou características de produtos, processos ou serviços”.

CONCEITOS PARA CONTROLE DE DOCUMENTOS

O controle de documenos trabalha com uma metodologia própria, que será aborada em posts futuros. Pra começo de conversa, já cabe pensar quais tipos de documentos a instituição possui e como a metodologia lida com eles:

manuais – determinante de metodologias e definidor de parâmetros para a organização.
documentos operacionais – são compostos por procedimentos e instruções de trabalho.
documentos específicos – documentos para facilitar a gestão ou atender a algum requisito legal, como a lista de telefones da diretoria para a secretária.
documentos externos – usados pelo sistema de gestão da qualidade, mas não emitidos internamente. Como a CLT.
formularios – esqueletos para preenchimento de dados para coleta e concentração de informações.
registros – são formulários preenchidos.
lista de controle de documentos – relação que identifica todos os documentos. Tipo um índice.
cópia controlada – cópia com a revisão mais atualizada.
cópia não controlada – cópia com revisão mais atualizada no momento de sua emissão. Tipo quando um diretor te pede um documento pra levar pra fora da instituição. Tu não podes responder pelo controle daquele documento.
cópia obsoleta – cópia com revisão desatualizada, mas recolhida ao arquivo sob qualquer fim.

APLICAÇÃO

Estes conceitos servirão para melhor descrever o procedimento que explica o controle de documentos. Este processo deve ser de ingerência do responsável pela qualidade, sempre com supervisão da presidência ou de alguem diretamente ligado a ela. Muitas pessoas são desorganizadas na essência, não conseguindo se adequar a padrões estabelecidos e, por vezes, vendo isto até como mérito. O processo de implantação do controle de qualidade deve ser muito bem amarrado na instituição, pra que não seja visto como trabalho extra.

7 Comments

  1. Sobre esse assunto eu posso indicar um site, pois descobrimos esse software com registro até gratuito para essa finalidade. Apesar de certos recursos não estarem disponíveis para o registro gratuito, já é uma boa opção para pequenas empresas.

    já para as de médio porte é recomendável o aluguél ou aquisição da licença única por CNPJ dess ótimo controle de documentos
    http://www.hcconsultoria.com.br (HC-Doc v.1.0)

  2. Para quem precisa de um bom software de GED/ECM, recomendo o ISODOC da Softexpert (www.softexpert.com.br). É um produto nacional, de boa qualidade, que atende totalmente normas e padrões internacionais, podendo ser utilizado por toda a organização de forma absolutamente segura.

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